Einer Zulassung bedürfen Stoffe, von denen ernste Gefahren ausgehen oder zu erwarten sind. Sie werden als „besonders besorgniserregend“ bezeichnet.
Bei der Zulassung von Stoffen, handelt es sich um ein neues Instrument zur Sicherstellung, dass besonders besorgniserregende Chemikalien in geeigneter Art und Weise kontrolliert bzw. eventuell substituiert werden. Die Vorschrift ist nicht an in Verkehr gesetzte Mengen gebunden und daher auch für Stoffe in Mengen unter 1 Tonne pro Jahr gültig. Eine erteilte Zulassung gilt nur für den Hersteller oder Importeur, der sie beantragt hat und nur für die in der Zulassung genannten Verwendungen.
Ein nachgeschalteter Anwender muss die entsprechenden Stoffe daher von einem dieser Hersteller/Importeure beziehen und dabei sicherstellen, dass seine Verwendung zugelassen ist. Außerdem muss er die Verwendung eines solchen Stoffes der ECHA mitteilen (innerhalb von drei Monaten nach der ersten Lieferung des Stoffes).
Ein Antrag auf Zulassung ist für Stoffe notwendig, die im Anhang XIV (Verzeichnis der zulassungspflichtigen Stoffe) der REACH-Verordnung zu finden sind.
Für die Aufnahme in Anhang XIV in Frage kommende Stoffe ("Kandidaten") werden in einem festgelegten Verfahren ermittelt. Eine so genannte "Kandidatenliste" (Art. 59 Abs. 1) wird von der ECHA veröffentlicht, bevor einzelne Stoffe in einem weiteren Verfahren in den Anhang XIV aufgenommen werden.
In diesem Anhang sind momentan folgende Stoffe gelistet:
In die Kandidatenliste für das Zulassungsverfahren können prinzipiell Stoffe aufgenommen werden (Art. 57), die
Diese Liste wird laufend erweitert (siehe Link in der nebenstehenden Infobox).
Konsequenzen hat die Veröffentlichung der Kandidatenliste unmittelbar auf die Informationspflichten für Lieferanten von Erzeugnissen: Jeder Lieferant eines Erzeugnisses, welches einen Stoff der Kandidatenliste in einer Konzentration von mehr als 0,1 Masseprozent (w/w) enthält, muss dem Abnehmer des Erzeugnisses die ihm vorliegenden - für eine sichere Verwendung des Erzeugnisses ausreichenden - Informationen zur Verfügung stellen (Art.33). Auch Konsumenten haben auf Anfrage ein Recht auf diese Information innerhalb von 45 Tagen.
Besonders für Importeure von Erzeugnissen ist es oft schwierig, die notwendigen Auskünfte über Inhaltsstoffe zu erhalten, um das eventuelle Vorhandensein von Stoffen der Kandidatenliste zu überprüfen. Dabei soll eine Übersicht über mögliche Verwendungszwecke dieser Stoffe helfen, die von der WKO (Wirtschaftskammer Österreich) erstellt wurde: Das Infoblatt "Anwendungsgebiete zur Zulassungskandidatenliste" ermöglicht nach dem Ausschlussverfahren die Eingrenzung der Erzeugnisse, für die noch weitere Nachforschungen nötig sind.